Voor velen blijft het spannend: omgaan met de media. Toch is het zo dat de media ook jou nodig hebben. Jij zorgt namelijk voor de content, die zij nodig hebben om hun krant, magazine, vakblad of webpagina te vullen. Een journalist heeft echter niet altijd dezelfde doelstellingen dan jij wellicht hebt én dat maakt het nu juist spannend…
De doelstelling van een journalist is om interessant en objectief nieuws te brengen voor zijn/haar doelgroep, terwijl jouw doelstelling is om positief in het nieuws te komen. Een bericht heeft nieuwswaarde als het aan (één of meerdere) voorwaarden voldoet, namelijk:
- Actueel
- Buitengewoon (anders dan al het andere nieuws)
- Maatschappelijk relevant
- Sensatie (bij sommige media)
- Tegenstrijdig belang: nieuws vinden versus reclame maken
Een journalist stelt kritische vragen en verleidt je soms tot het doen van uitspraken die je niet had willen doen. Zijn/haar doel is niet om je voor het blok te zetten of om negatief over je te schrijven, maar hij/zij wil ook niet gebruikt worden als reclamemedium. Het is verstandig om goed na te denken over het potentiële verschil in doelstelling en om daar zo goed mogelijk op in te spelen.
Positief of negatief nieuws?
Omgaan met de media is vele malen eenvoudiger wanneer je goed nieuws te vertellen heeft. Bijvoorbeeld dat je al voor de 10de keer hetzelfde evenement succesvol organiseert of als u wederom meer bezoekers heeft gehad op uw beurs. Indien je negatief nieuws moet vertellen of er iets gebeurd is op uw evenement dat negatief is, kun je interactie met de pers als lastig ervaren. Slecht nieuws heeft helaas vaak meer nieuwswaarde voor een journalist. Ik geef je twaalf tips die je zowel bij positieve als negatieve berichten kunt gebruiken.
12 tips over het omgaan met de media
Tip 1 | Laat je niet verrassen
Wanneer een journalist onverwachts belt, ben je wellicht nog niet (goed) voorbereid, bijvoorbeeld wanneer er iets tijdens het evenement is voorgevallen. Je weet dan nog niet wat jouw kernboodschap moet zijn (zie tip 2). Vraag de journalist naar zijn/haar contactgegevens en neem na enkele minuten opnieuw contact op. Dit stelt je in staat om antwoorden te vinden bij collega’s en zorgt ervoor dat jij de regie heeft over het gesprek.
Tip 2 | Formuleer een kernboodschap
Vertel in één alinea (maximaal 15 regels) wat jouw boodschap is. Wees beknopt, maar vertel wel een compleet verhaal. Dit verhaal moet je consistent vertellen, dus verweef deze boodschap in jouw persbericht, op de website en in interviews. Indien er binnen de organisatie meerdere personen contact onderhouden met de pers, communiceer deze boodschap dan ook met hen.
Tip 3 | Wie heeft u voor zich?
Voordat je begint met het vertellen van uw kernboodschap is het zinvol om na te gaan met wie je spreekt. Is het een lokale journalist of een nationaal medium? Heb je in het verleden al vaker met deze persoon gesproken en leidde dat tot een positief of negatief verhaal? Voor welke doelgroep publiceert deze journalist? Je kunt dan enkele zaken in uw kernboodschap benadrukken, zodat je zo relevant mogelijk blijft.
Tip 4 | Bedenk wat u vooral niet wil zeggen
Er zijn altijd zaken waar je liever niet op ingaat of waar je het niet over wilt hebben. Noteer deze zaken en zorg dat je niet verleid wordt tot het doen van uitspraken over deze onderwerpen.
Tip 5 | Wees altijd eerlijk
Eerlijkheid duurt het langst en zeker in de media. Alles wat je zegt wordt onthouden, opgeschreven en wellicht gepubliceerd. Journalisten gebruiken daarnaast altijd meerdere bronnen en checken wellichtjouw verhaal. Zorg er dus voor dat alles wat je zegt ook de waarheid is.
Tip 6 | Geef eerlijk toe als u iets niet weet
Jij bent ervaringsdeskundige op het gebied van evenementen organiseren, maar je kunt niet alles weten en dat is ook niet erg. Mochten er vragen gesteld worden, waar je het antwoord niet op weet, geef dan ook geen antwoord. Noteer de vraag en geef aan dat je er later op terugkomt. Je kunt de informatie dan bij anderen navragen en de journalist later terugbellen.
Tip 7 | Beantwoord sommige vragen ook niet…
Je hoeft niet alle vragen te beantwoorden. Geef sowieso geen antwoord als je iets niet zeker weet (zie tip 6), maar reageer ook niet op:
1. Hypothetische vragen: jouw antwoord kan zijn: dat is nu niet aan de orde.
2. Suggestieve vragen: blijf altijd bij de kernboodschap, herhaal die desnoods en geef geen antwoord op de vraag zelf.
3. Persoonlijke mening vragen: je spreekt niet namens jezelf, maar namens uw organisatie. Blijf daarom weg bij persoonlijke meningen en houd het bij de feiten.
Tip 8 | Vermijd vakjargon
Niet alle journalisten zijn expert op jouw vakgebied en daarnaast schrijven zij voor media, waarbij de lezers ook geen expert zijn. Vermijd daarom het gebruik van vakjargon. Je voorkomt zo dat de journalist je arrogant vindt én dat de journalist jouw woorden moet herformuleren om het duidelijk te maken voor zijn doelgroep.
Tip 9 | Word nooit boos of geïrriteerd
Een journalist belt je niet met het doel om je te irriteren. Hij of zij wil informatie van je. Als je goed bent voorbereid, dan weet je precies wat je hem of haar wel of niet kunt vertellen. Indien de journalist meer informatie wil, ga je daar niet op in. Bedank de journalist voor zijn of haar tijd en kap het gesprek af. Herhaal op het einde eventueel nogmaals de kernboodschap.
Tip 10 | Non-verbale communicatie
Non-verbale communicatie is al bijna net zo belangrijk als de exacte woorden die je gebruikt. Word je ook gefilmd, denk dan na over je houding (defensief, enthousiast, open, angstig). Oefen dit desnoods van tevoren met een collega. Ook woordkeuze en intonatie zijn belangrijk. Hier denk je echter al over na bij het formuleren van uw kernboodschap.
Tip 11 | ‘Off the record’ bestaat niet
Een journalist is en blijft een journalist. Ook als de camera uit staat. Ga dus niet in op het verzoek om ‘off the record’ nog iets te zeggen.
Tip 12 | Beëindig het gesprek positief
Ook al ben je flink aan de tand gevoeld door de journalist, laat je niet kennen. Bedank de journalist voor zijn of haar tijd. Je hebt hem of haar wellicht in de toekomst nog vaker ‘nodig’. Indien het om een gedrukte publicatie gaat, kun je natuurlijk altijd vragen of je het stuk mag inzien en controleren op feitelijke onjuistheden. Indien daar voldoende tijd voor is, gaat een journalist daar meestal op in.
Dit artikel verscheen eerder op: www.libemazakelijk.nl.
diannejoosten 